Betreff: Ehemalige der Fakultät für Gesundheitswissenschaften BI
Eine Anmeldung erfolgt über den Punkt "Abonnieren" im Menü auf der linken Seite.
Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der E-Mail-Verteilerliste „alumni_gesundheitswissenschaften_bielefeld - Ehemalige der Fakultät für Gesundheitswissenschaften BI“ für Wissenschaft und Forschung über den DFN Listen Server auf Basis von Sympa
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof. Dr. Angelika Epple.
1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de
1.2. Fachlicher Ansprechpartner
E-Mail: thomas.schafft@uni-bielefeld.de
Tel.: +49 521 106 3880
Web.: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/gesundheitswissenschaften/faculty/ehemaligen-netzwerk/index.xml
1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse der Verantwortlichen
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke
Der DFN-Listenserver ist ein Dienst, der vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) bereitgestellt wird und zur Verwaltung und zum Betrieb von E-Mail-Verteilerlisten genutzt wird. Diese Plattform ermöglicht es Nutzer*innen, Informationen effizient an große Gruppen von Empfänger*innen zu versenden und Diskussionen innerhalb dieser Gruppen zu führen. Der Dienst bietet Sicherheitsfunktionen zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität von Nachrichten und gewährleistet den Datenschutz durch umfassende Protokollierung und Konfigurationsoptionen, die den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Die Verteilerliste „alumni_gesundheitswissenschaften_bielefeld - Ehemalige der Fakultät für Gesundheitswissenschaften BI“ dient der Kommunikation und Vernetzung von Menschen, die an der Fakultät für Gesundheitswissenschaften der Universität Bielefeld studiert, promoviert oder gearbeitet haben oder es auch noch tun. Die Verteilerliste ist Teil des Ehemaligen-Netzwerkes der Fakultät. Nähere Informationen dazu finden sich auf folgender Homepage: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/gesundheitswissenschaften/faculty/ehemaligen-netzwerk/index.xml
Es werden folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet:
1. Kontaktdaten: E-Mail-Adressen der Listenmitglieder, die für den Versand und Empfang von Nachrichten erforderlich sind, Name (die Angabe ist freiwillig)
2. Nutzungsdaten: Informationen über die Interaktion der Nutzer*innen mit dem Dienst, wie An- und Abmeldungen bei Verteilerlisten sowie Versand- und Empfangsprotokolle.
3. Identifikationsdaten: Namen der Listenmitglieder, die zur Verwaltung und Moderation von Listen verwendet werden können.
4. Kommunikationsinhalte: Inhalte der gesendeten und empfangenen E-Mails, die für den Betrieb der Liste und den Austausch von Informationen notwendig sind.
5. Protokolldaten: Technische Daten wie IP-Adressen und Zeitstempel, die zur Sicherstellung der Systemsicherheit und zur Fehlerbehebung protokolliert werden.
Darüber hinaus wird bei der Nutzung der Verteilerliste ein sogenanntes Session-Cookie auf ihrem Rechner gespeichert. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
Die Anmeldung erfolgt über eine Schnittstelle des DFN-Listenservers. Unter dem Menüpunkt (links auf der Startseite) „Abonnieren“ können sie die Email-Adresse und ggfls den Namen (freiwillige Angabe) eintragen. Mit Betätigen des Buttons „Ich abonniere die Liste…“ wird dann ein Antrag auf Listenmitgliedschaft gestellt. Im Anschluss erhalten Sie eine Email zur Bestätigung des Antrages mit einem Link. Mit einem Kicken auf diesen Link bestätigen sie ihren Antrag. Diese Bestätigung dient als aktive Einwilligung in die Aufnahme in die Verteilerliste und die damit verbundene Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Double-Opt-In-Verfahren). Danach erhalten Sie eine Bestätigung Ihrer Aufnahme in die Liste. Wenn sie den Link nicht Betätigen, erfolgt keine Aufnahme in die Liste. Ihre eingetragenen Daten werden nicht gespeichert.
Die Teilnahme an der Liste ist freiwillig. Sie können sich jederzeit und ohne Angabe von Gründen von dieser Liste abmelden, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Möglichkeiten dafür finden sich entweder unter dem Menüpunkt (links auf der Startseite) „Abbestellen“ oder über einen Link in der Bestätigungs-Email Ihrer Aufnahme. Es ist eine Bestätigung Ihrer Abmeldung erforderlich, um versehentliche Abmeldungen zu verhindern. Dafür erhalten Sie eine Email mit einem Bestätigungs-Link.
Ihre Daten werden in einer Datenbank auf dem DFN-Mailinglistenserver gespeichert. Zugriff auf diese Daten haben lediglich die Eigentümer*innen der Liste.
Beim Nutzen der Verteilerliste (Senden und Empfangen von Nachrichten) bleibt Ihre angegebene Emailadresse für alle anderen Listenmitglieder unsichtbar.
Die Seiten des DFN-Listenservers nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie Ihre personenbezogenen Daten, eine SSL-Verschlüsselung. Dadurch können die Daten, die Sie an uns übermitteln, in aller Regel nicht von Dritten mitgelesen werden.
Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der hier beschriebenen Verarbeitung erhoben und nur in diesem Rahmen verwendet.
Ihre personenbezogenen Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Abonnent*innen eines Mailing-Listendienstes wie DFN-Listserv basiert in der Regel auf der Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Einwilligung wird eingeholt, wenn sich Nutzer*innen aktiv für eine Mailing-Liste anmelden. Das damit in Verbindung stehende Double-Opt-In-Verfahren ist unter Punkt 2 näher beschrieben.
4. Datenübermittlungen
Wir setzen externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Mit diesen Dienstleistern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten:
• Der Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. Alexanderplatz 1, 10178 Berlin, wird für die Erbringung von DFN MailSrv eingesetzt.
5. Löschfristen
Wenn Benutzer*innen in keiner Liste mehr eingetragen sind, wird deren E-Mail-Adresse nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Sämtliche Logdateien werden nach spätestens 10 Tagen wieder gelöscht.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf