E-Mail-Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung

Häufig gestellte Fragen für Administratoren

Ein Abonnent erhält keine Nachrichten von der Liste

Um den Grund für dieses Problem zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Überprüfen Sie, dass der Benutzer die Liste wirklich abonniert hat, indem Sie die Seite 'Abonnenten verwalten' benutzen.

Check the subscriber's message delivery mode; the page about the subscriber is available by clicking on his/her email address from the members list. When the delivery mode is the 'Digest' mode, it is normal that the subscriber does not receive messages as soon as they are sent.

Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Adresse des Abonnenten keine Zustellfehler (Bounces) verursacht, indem Sie die Seite 'Zustellfehler' benutzen. Als fehlerhaft wird die Adresse eines Abonnenten dann betrachtet, wenn an sie geschickte Nachrichten Zustellfehlermeldungen (so genannte "Bounces") verursachen. Diese Fehler können vorübergehend sein (volles Eingangspostfach, Mailserver nicht verfügbar) oder dauerhaft (Benutzer hat keinen Account auf dem Mailserver). In jedem Falle kümmert sich der Mailinglistenserver automatisch darum, Adressen zu löschen, die zu viele Fehler verursachen.

Um sicherzustellen, dass E-Mails bei allen Abonnenten einer Liste ankommen, empfehlen wir, die Listen so zu konfigurieren, dass die From-Adresse aller über die Liste versandten E-Mails auf die E-Mail-Adresse der Liste gesetzt wird, anstatt die des ursprünglichen Absenders.
Vorteile dieser Einstellung:

1. Bessere Zustellbarkeit: Mailserver lehnen keine E-Mails ab, die von externen Absendern stammen, aber eine interne E-Mail-Adresse im From-Header enthalten.
2. DKIM-Signatur: Jede E-Mail erhält eine gültige DKIM-Signatur für die Domain @listserv.dfn.de. Dies ist entscheidend, da viele Mailserver E-Mails ohne gültige DKIM-Signatur entweder ablehnen oder in ein Quarantäneverzeichnis verschieben.

Wichtige Hinweise:

• Diese Einstellung beeinflusst nicht die Reply-To-Adresse. Bei Listen, bei denen die Antwortadresse auf „Absenderadresse“ gesetzt ist, werden Antworten weiterhin an den ursprünglichen Absender gesendet.
• Da Sympa durch diese Einstellung die E-Mails verändert, können bei digital signierten E-Mails Warnmeldungen auftreten, da Absender und Signierer möglicherweise nicht übereinstimmen.

Empfehlung:
Wir empfehlen Ihnen, den Parameter „Schutzmodi“ unter „DMARC Schutz“ für alle bestehenden Listen auf den Wert „alle“ zu setzen.
Sie finden diesen Parameter in der Administrationsoberfläche der Liste unter „Listenkonfiguration bearbeiten“ -> „DKIM/DMARC/ARC“.

Hinweis für neue Listen:
Diese Einstellung ist nun Standard für neu erstellte Listen, die auf Vorlagen basieren. Für Mailinglisten, die durch das Kopieren bestehender Listen erstellt werden, wird der Wert aus der Ursprungsliste übernommen.

Versuchen Sie selbst, eine Nachricht an den Abonnenten zu schicken, um zu überprüfen, ob er sie empfängt.

Als letztes Mittel nehmen Sie Kontakt mit dem Listmaster auf, der die Logs des Mailservers überprüfen kann, um den Grund des Problems herauszufinden.

Datenschutzkonforme Konfiguration von Mailinglisten

Bitte beachten Sie bei der Administration Ihrer Mailingliste, dass die Liste so konfiguriert ist, dass die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Insbesondere bei Mailinglisten, die als Newsletter verwendet werden, ist es wichtig, dass die Benutzer der Eintragung in die Mailingliste zustimmen und dass keine personenbezogenen Daten öffentlich sichtbar sind.

Einige wichtige Punkte für datenschutzkonforme Mailingliste sind die folgenden:

Eine Mailingliste, die als Newsletter verwendet wird, muss so konfiguriert sein, dass das Subscribe nur mit Double-Opt-In möglic ist.
Das bedeutet, dass die Teilnehmerin oder der Teilnehmer sich aktiv in die Liste einträgt und im Nachgang die Identität urch eine Bestätigungsmail überprüft wird.
War die Teilnehmerin oder der Teilnehmer bereits auf der Website authentifiziert, erübrigt sich der zweite Schritt, da die Identität bereits bestätigt worden ist.

Die E-Mail-Adressen der Abonnenten dürfen nicht öffentlich sichtbar sein und sollten bei Newslettern auch nur für die Eigentümer der Liste sichtbar sein.

Die Archive der Mailingliste dürfen nicht öffentlich sichtbar sein.

Das Abbestellen der Liste (Unsubscribe) muss für jeden Benutzer möglich sein.

Ein Newsletter muss einen Footer (Nachrichtenfuß) enthalten, in dem Informationen zum Verlassen der Listen enthalten sind.
Für unsignierte E-Mails kann dazu auf der Webseite der Mailingliste die Vorlage für den Footer bearbeitet werden, der dann automatisch an die Antwort angehängt wird.
Bei signierten E-Mails muss der Text des Footers aus technischen GrÃden jeweils vor dem Versand der E-Mail vom Benutzer selbst direkt an den Text der E-Mail angehängt werden.

Wenn die Empfänger schon vor Geltung der DSGVO in den Erhalt eines Newsletters eingewilligt haben, besteht diese Einwilligung fort. Sie können die Mailingliste also weiterverwenden. Wichtig ist, dass die betroffenen Personen nicht ungewollt zur Liste hinzugefügt werden.

Hinzufügen einer Fußzeile zu den E-Mails einer Mailingliste

Wenn Sie eine Fußzeile zu einer Mailingliste hinzufügen möchten, ist es wichtig zu wissen, dass der Sympa-Mailinglistenserver grundsätzlich nur bei nicht-signierten E-Mails die Fußzeile hinzufügt.
Der Grund dafür ist, dass durch das Hinzufügen einer Fußzeile die ursprüngliche Nachricht verändert wird und die Signatur damit nicht mehr gültig wäre .

Um eine Fußzeile hinzuzufügen, klicken Sie auf der Administrationsseite der Liste unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf "Listenvorlagen". Auf dieser Seite klicken Sie auf das Wort "Bearbeiten" links von "Nachrichtenfuß".
Auf der folgenden Seite geben Sie den Text für Nachrichtenfußzeile an und klicken Sie anschließend unten auf "Speichern".

Wenn Sie einen personalisierten Link zum Abmelden von der Liste einfügen möchten, so kann dieser folgendermaßen aussehen:

Um sich von dieser Liste abzumelden, klicken Sie bitte hier: [% wwsympa_url %]/auto_signoff/[% listname %]/[% user.escaped_email %].

Achtung: Für einen personalisierten Link müssen Sie das Merge-Feature aktivieren. Dazu gehen Sie unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf "Einstellungen zum Senden/Empfangen" und wählen dort unter "Nachrichtenpersonalisierung (merge-feature)" "aktiviert (on)" aus.

Die Standardeinstellung für das Hinzufügen einer Fußzeile oder einer Kopfzeile sieht so aus, dass die Fußzeile als Mime-Anhang an die E-Mail angefügt wird. In manchen E-Mail-Clienten (z.B. Outlook) wird die Fußzeile dann nicht am Ende des Textes angezeigt sondern im Anhang der E-Mail. Wenn Sie möchten, dass die Fußßzeile direkt an den Text angehängt wird, gehen Sie unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf die "Einstellungen zum Senden/Empfangen" und wählen dort unter "Anlagentyp (footer_type)" "append to message body (append)" aus. Das funktioniert unter Umständen aber nur bei E-Mails im Format "plain/text".